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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INTRODUCCIÓN

SYNGENTA S.A., identificada con NIT 830.074.222-7, ubicada en la Calle 116 No. 7-15 Piso 6 en la ciudad de Bogotá D.C., cuyo objeto social principal es la fabricación de plaguicidas y otros productos químicos de uso agropecuario, cultivos transitorios n.c.p., y actividades de apoyo a la agricultura, ha elaborado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de lo señalado por la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, la cual pone en conocimiento de sus accionistas, clientes, proveedores, empleados, y del público en general, con el fin de informar sobre su contenido.

1. OBJETO

Regular   el tratamiento de   la  información  personal  en  sus  diferentes  etapas,  esto   es   la recolección, almacenamiento, administración, transferencia, transmisión, actualización, rectificación, supresión  y protección de los datos personales que reciba  en desarrollo de su actividad comercial.

2.  ALCANCE

La Política se aplica a la información personal de recursos humanos de la compañía (candidato y empleado), proveedores y contratistas y terceros beneficiarios de los productos de SYNGENTA S.A., que se encuentran en las diferentes bases de datos, archivos físicos y/o electrónicos de la compañía.

3.    DEFINICIONES

Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales: Es la Superintendencia de Industria y Comercio - Delegatura para la Protección de Datos Personales (SIC).

Autorización: Consentimiento previo, expreso  e informado del Titular para llevar  a  cabo el tratamiento de sus datos personales.

Aviso  de  privacidad: Comunicación verbal  o escrita  emitida por  el Responsable,  dirigida al Titular para  el Tratamiento de  sus datos personales, mediante la cual  le informa acerca  de  la existencia de  las políticas de Tratamiento de  información que  le serán  aplicables, la  forma de acceder   a  las mismas   y  las finalidades del  Tratamiento  que se  pretende  dar  a  los datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda  asociarse  a una o varias  personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato  que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos  relativos al estado  civil de las personas, a su profesión u oficio  y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos  públicos pueden estar  contenidos, entre  otros,  en registros públicos, documentos públicos, gacetas  y  boletines oficiales  y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles: Son aquellos que afectan  la intimidad del titular o cuyo  uso indebido puede generar  su discriminación,  tales   como  aquellos   que   revelan  el  origen  racial  o  étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales  de derechos  humanos o que  promueva  intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, vida sexual y los datos  biométricos del titular.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública  o privada, que por sí misma  o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos  y/o  el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos  se realiza cuando  el Responsable  y/o Encargado  del Tratamiento  de datos   personales,   ubicado  en  Colombia,  envía  la  información o  los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de  los  mismos dentro o fuera  del territorio de la República  de Colombia cuando  tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas  sobre datos  personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión.

4.   PRINCIPIOS:

Principio  de   legalidad en   materia  de  Tratamiento  de   datos: El  tratamiento  de   la información  personal se   sujeta   a   lo   establecido en   las   normas  y   reglamentaciones  del ordenamiento jurídico  colombiano.

Principio de  finalidad: La finalidad del tratamiento de los  datos  será informada a su titular, será legítima y estará  de acuerdo con la Constitución y la Ley.

Principio de libertad: El Tratamiento del dato  personal y su divulgación, solo  se realizará con el consentimiento previo  y expreso  de su titular, a menos  que exista un mandato legal o judicial que sustituya su consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información del titular objeto de Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe  el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan  a error.

Principio  de  transparencia: El  titular  de la  información  personal, obtendrá  en  cualquier momento  y  sin  restricción de  parte   del Responsable   o  del Encargado   del  Tratamiento,  la información acerca de los datos que le conciernan.

Principio de  acceso  y circulación restringida: El Tratamiento de los datos personales, solo se realizará  por  las personas  autorizadas por  el titular o  previstas en  la ley,  limitado a  la naturaleza de los mismos  y de acuerdo a las disposiciones de la ley y la Constitución.

Principio de seguridad: La información personal será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que se requieran para otorgar seguridad a los registros con el fin de prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de  confidencialidad:  Las personas  que intervengan en el tratamiento de los datos personales, que  no tengan  naturaleza pública, están  obligados a  garantizar la reserva   de  la información, inclusive después  de finalizar  su  relación  con  las  actividades que  comprende el tratamiento, con excepción  de los casos en que por ley pueda suministrar o comunicar los datos personales del titular.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

SYNGENTA realiza tratamiento de datos manual y automatizado para las siguientes finalidades: 

Recursos Humanos (Candidatos y Empleados)

La base de datos de recurso humano tiene como finalidades las siguientes:

• Evaluar candidatos a ser vinculados como empleados, bien sea directamente o por un encargo del Responsable del Tratamiento

• Para conservar la información de las personas que trabajan para SYNGENTA bajo la modalidad de contrato laboral con el fin de que la relación contractual se desarrolle de manera adecuada e integral y se puedan cumplir los requerimientos de la normatividad que resulte aplicable en materia laboral, de seguridad social y cualquier otra que resulte aplicable.

• Conservar la información de los exempleados para atender requerimientos de las autoridades, o del mismo Titular, durante el término establecido en la ley laboral.

• En el caso de las personas con vínculo laboral, se solicitarán los datos del grupo familiar que resulten necesarios para cumplir con las normas que, en materia de seguridad social, resulten pertinentes.

• Realizar las actividades de salud ocupacional de conformidad con la normatividad vigente en la materia.

• Otorgar beneficios extralegales.

Proveedores y contratistas

La base de datos de proveedores y contratistas tiene como finalidades las siguientes:

• Conservar la información de las personas que se encuentran vinculadas con SYNGENTA como proveedores para el adecuado desarrollo de la relación negocial.

• Realizar capacitaciones.

• Realizar la gestión contable, fiscal y administrativa.

• Conservar un histórico de relaciones comerciales de conformidad con la normatividad comercial, tributaria, en general, para cualquier otra finalidad que resulte aplicable para el adecuado e íntegro desarrollo de la relación contractual.

Beneficiarios de los productos de SYNGENTA

La base de datos de beneficiarios de los productos de SYNGENTA está conformada por agricultores colombianos que han adquirido los productos de la compañía, a través de los terceros que forman parte de la cadena de comercialización (distribuidor y almacén).

Las finalidades de tratamiento de estos titulares son las siguientes:

• Ofrecer acompañamiento en la utilización de nuestros productos, a través de asistencia y asesoría técnica.

• Realizar actividades de marketing y publicidad, que permitan dar a conocer los productos ofrecidos por SYNGENTA.

• Informar de la realización de promociones, así como el lanzamiento de nuevos productos.

• Informar e invitar a la realización de eventos y capacitaciones organizados por la compañía.

• Participar en eventos, cursos y seminarios organizados por SYNGENTA

• Permitir la interacción a través de redes sociales, así como ofrecer conexiones virtuales con fines de mercadeo, publicidad y asesoría técnica.

• Evaluar la calidad de los servicios y productos de SYNGENTA

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable.

Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe por ley como requisito para el Tratamiento.

• Ser informado por el Responsable, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o cuando no medie un deber legal o contractual que obligue a su conservación.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

  1. FINALIDADES:

7. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

El Titular de la Información puede ejercitar su derecho a conocer, acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales en los términos previstos en la Ley 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios, de manera gratuita, al menos una vez cada mes calendario, y cuando se trate de reclamos, siempre que haya un motivo para ello, mediante carta acompañada de copia del documento de identidad.

En consecuencia, el canal establecido por SYNGENTA S.A. para el ejercicio de sus derechos como Titular es el correo electrónico que ha sido habilitado para el efecto:  soporte.cliente@syngenta.com (CANAL HABEAS DATA)

QUIENES PUEDEN EJERCER LOS DERECHOS:

Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas: 

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. 

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 

4. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

8. PROCEDIMIENTOS

8.1. CONSULTAS

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por SYNGENTA o el Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2. RECLAMO

8.2.1. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado así:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

8.2.2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

8.2.3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. MENORES

SYNGENTA no recolecta  datos personales de menores de edad pues entiende que su tratamiento está proscrito según lo señalado en el artículo 7º de la Ley 1581 de 2012. 

En todo caso, y en cumplimiento de la normativa vigente, en el único evento en que podría recolectar datos de menores es en el caso de los hijos de los trabajadores para aquellas finalidades indicadas en la normativa laboral y de seguridad social. 

Ahora bien, si Usted tiene motivos para creer que un menor de edad ha suministrado datos personales a la compañía haciéndose pasar por un adulto por favor comuníquese con nosotros a través de nuestro canal de habeas data indicado en el punto 7 de la presente Política. 

10. SEGURIDAD, CONFIDENCIALIDAD

SYNGENTA se compromete a proteger los datos personales de los Titulares para lo cual implementará las medidas técnicas y organizativas adecuadas y suficientes para proteger la seguridad y confidencialidad.

La compañía adoptará las medidas comercialmente razonables para mantener la fiabilidad, exactitud, completitud y actualidad de los datos personales almacenados en nuestras bases de datos, y para proteger la seguridad de éstas. 

Nuestros servidores y bases de datos están protegidos por tecnologías estándar de seguridad de la industria tales como cortafuegos (firewalls) y protección de contraseñas, entre otros. Así mismo cuenta con una Política de Seguridad de la Información en la que se detallan todas las medidas de seguridad de la información con las que cuenta la compañía.

Los empleados que tienen acceso a datos personales han sido capacitados para manejarlos adecuadamente y según nuestros protocolos de seguridad.

10. CONSERVACIÓN

Es importante subrayar que SYNGENTA como Responsable del Tratamiento conservará los datos personales siempre que los mismos sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, conforme a la autorización de tratamiento que fuere otorgada por el Titular y aplicará lo dispuesto en el artículo 11º del Decreto 1377 de 2013, que señala las limitaciones temporales al tratamiento así: 

“Los Responsables y Encargados del Tratamiento solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. 

Los responsables y encargados del tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

Finalmente, SYNGENTA aplicará las normas de conservación de los documentos o de protección de información o documentos que resulten aplicables según el caso.

En todo caso, en el momento en que el Titular desee suprimir un dato personal de nuestras bases de datos puede escribir al canal habeas data:  

11. MODIFICACIONES y VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de SYNGENTA S.A. se encuentra vigente desde el mes de febrero de 2022 y actualmente se encuentra disponible en la página web en la cual se informará sobre cualquier cambio sustancial en los términos de la misma.

12. SÍNTESIS DE LOS DATOS DEL RESPONSABLE PARA SU MEJOR INFORMACIÓN

AVISO DE PRIVACIDAD

DATOS DEL RESPONSABLE

SYNGENTA S.A., identificada con NIT 830.074.222-7 tiene como objeto principal la fabricación de plaguicidas y otros productos químicos de uso agropecuario, cultivos transitorios n.c.p., y actividades de apoyo a la agricultura. 

La compañía en desarrollo de su objeto social recaba datos personales provenientes de las bases de datos de recursos humanos, proveedores y contratista y beneficiarios de los productos de SYNGENTA que tengan la calidad de persona natural.

SYNGENTA S.A., podrá directamente, o en conjunto con terceros encargados, realizar el Tratamiento de los datos personales suministrados por los Titulares manual o automatizadamente para las siguientes finalidades. 

Recursos Humanos (Candidatos y Empleados)

La base de datos de recursos humanos tiene como finalidades las siguientes:

• Evaluar candidatos a ser vinculados como empleados, bien sea directamente o por un encargo del Responsable del Tratamiento

• Para conservar la información de las personas que trabajan para SYNGENTA bajo la modalidad de contrato laboral con el fin de que la relación contractual se desarrolle de manera adecuada e integral y se puedan cumplir los requerimientos de la normatividad que resulte aplicable en materia laboral, de seguridad social y cualquier otra que resulte aplicable.

• Conservar la información de los exempleados para atender requerimientos de las autoridades, o del mismo Titular, durante el término establecido en la ley laboral.

• En el caso de las personas con vínculo laboral, se solicitarán los datos del grupo familiar que resulten necesarios para cumplir con las normas que, en materia de seguridad social, resulten pertinentes.

• Realizar las actividades de salud ocupacional de conformidad con la normatividad vigente en la materia.

• Otorgar beneficios extralegales.

Proveedores y contratistas

La base de datos de proveedores y contratistas tiene como finalidades las siguientes:

• Conservar la información de las personas que se encuentran vinculadas con SYNGENTA como proveedores para el adecuado desarrollo de la relación negocial.

• Realizar capacitaciones.

• Realizar la gestión contable, fiscal y administrativa.

• Conservar un histórico de relaciones comerciales de conformidad con la normatividad comercial, tributaria, en general, para cualquier otra finalidad que resulte aplicable para el adecuado e íntegro desarrollo de la relación contractual.

Beneficiarios de los productos de SYNGENTA

La base de datos de beneficiarios de los productos de SYNGENTA está conformada por agricultores colombianos que han adquirido los productos de la compañía, a través de los terceros que forman parte de la cadena de comercialización (distribuidor y almacén).

Las finalidades de tratamiento de estos titulares son las siguientes:

• Ofrecer acompañamiento en la utilización de nuestros productos, a través de asistencia y asesoría técnica.

• Realizar actividades de marketing y publicidad, que permitan dar a conocer los productos ofrecidos por SYNGENTA.

• Informar de la realización de promociones, así como el lanzamiento de nuevos productos.

• Informar e invitar a la realización de eventos y capacitaciones organizados por la compañía.

• Participar en eventos, cursos y seminarios organizados por SYNGENTA

• Permitir la interacción a través de redes sociales, así como ofrecer conexiones virtuales con fines de mercadeo, publicidad y asesoría técnica.

• Evaluar la calidad de los servicios y productos de SYNGENTA

Los datos serán conservados en las bases de datos debidamente clasificadas por el Responsable.

2. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

El Titular de los datos tiene derecho a conocer, acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales en los términos previstos en la Ley 1581 de 2012, pudiendo ejercitar estos derechos de manera gratuita, por escrito mediante carta acompañada de copia del documento de identidad, dirigida a la dirección anteriormente señalada.

3. CANAL DE ATENCIÓN 

Toda consulta o reclamo  relacionada con  los datos  personales, será  presentada por  escrito a través  del siguiente canal:  

Correo electrónico: soporte.cliente@syngenta.com 

4. CAMBIOS EN LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cualquier cambio sustancial en los términos de la política de protección de datos personales o de este aviso de privacidad, será informado en la política y mediante comunicación al Titular. 

5. CONSERVACION DE LOS DATOS

Es importante subrayar que SYNGENTA como Responsable del Tratamiento conservará los datos personales siempre que los mismos sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados conforme a la autorización de tratamiento que fuere otorgada por el Titular y aplicará lo dispuesto en el artículo 11º del decreto 1377 de 2013[1], que señala las limitaciones temporales al tratamiento.

  . 

Finalmente, SYNGENTA aplicará las normas de conservación de los documentos o de protección de información o documentos que resulten aplicables según el caso.

En todo caso, en el momento en que el Titular desee suprimir un dato personal de nuestras bases de datos puede escribir al canal habeas data: ssoporte.cliente@syngenta.com